چاپخانه ها واحدی برای دریافت سفارشات دارند. با توجه به نوع و پیچیدگی کار، ارتباط با مشتری در حین انجام کار توسط مدیر تولید انجام می شود و در صورت وجود نیازهای ویژه فنی در سفارش، می توان فردی را از این واحد مسئول این کار کرد. سفارش ورودی به چاپخانه باید به همراه موارد زیر باشند:
- برگه سفارش،
- دستورالعمل های فنی (به صورت کامل یا مربوط به بخشی از کار)،
- مواد کار به شکل کپی، اسلاید، پرینت و تصاویر و غیره.
گاهی دستوالعمل ها شفاهی ارائه می شوند. در این صورت این دستورالعمل ها را باید در اسرع وقت به صورت کتبی در آورد. دستورالعمل شفاهی در مورد کار چاپی, احتمالا از سوی افراد مختلف تفسیر یکسان نخواهد داشت. این امر باعث سوء تفاهم، اتلاف وقت، هزینه های اضافی و ناراحتی عمومی خواهد شد.
وقتی که سفارش از سوی سازمانی بزرگ با مسئولین متفاوت دریافت می شود، عاقلانه تر خواهد بود که نام و نشانی مشتری و مشخصات افرادی که کار انجام شده و صورتحساب باید برای آنها ارسال شود را ثبت کنیم. همزمان با این کار، تعهد برای ارسال نمونه و تاریخ تحویل را نیز مشخص نمایید.
هر چاپخانه ای که برای خود ارزش قائل می شود باید بر سر قول خود بایستد و از این رو باید دقت شود که هیچ وعده ای که نمی توان آن را انجام داد، داده نشود. پس از دریافت سفارش کار چاپی و مواد مربوطه اولین اقدام پس از گفتگو و بازرسی سفارش، دریافت کپی یا فایل کار به همراه دستورالعمل های لازم است. پس ز آن کار را به واحدهای مربوطه ارجاع می دهیم. هر نوع عملیات چاپ کهبه خاطر ماهیت ویژه آن باید به جای دیگری فرستاده شود، مشخص و در دسترس قرار می گیرد.
سفارش کار چاپی شگل های مختلفی دارد:
- یک برگ سفارش، شامل جرئیات کار مثل اندازه، رنگ، نوع کاغذ، تعداد و تاریخ تحویل،
- یک پاکت سفارش با عناوین عملیات چاپی و فضایی باری ثبت مراحل تکمیل کار،
- یک پاکت بزرگ که شامل اصل کار، فیلم ها و غیره می باشد؛ دستورالعمل های فنی تولید معمولا به بیرون پاکت ضمیمه شده اند.
چاپخانه ها متناسب با نیازهای تولید خود می توانند از روش های دیگر استفاده کنند. میزان ثبت جزئیات دستورالعمل ها بستگی به نوع و پیچیدگی کار دارد.
برنامه ریزی و زمانبندی تولید
هدف از این کار تخصیص ماشین و نیروی کار مناسب برای دستیابی به حداکثر کارآیی، کیفیت و قیمت مورد نظر می باشد. در مورد کار چاپی دو نوع نیاز برنامه ریزی وجود دارد، اول کار مقطعی، دوم کار دائمی و ادامه کار.
کار مقطعی دارای مشخصات زیر می باشد:
هر کار به تنهایی دارای مشخصات مخصوص به خود است، و تنوع زیادی در کارهای تولیدی وجود دارد:
- احتمال تحویل به دفعات متعدد ضروری است.
- کار تمام نشده یا کار تمام شده در انبار می ماند.
- به دلیل فوق مقدار ضایعات می تواند زیاد باشد.
- اختصاص کار به ماشین می تواند پیچیده باشد.
- جزئیات ریز کار اغلب مورد نیاز است.
منبع : کتاب مدیریت چاپ
نویسنده : درک پورتر
سفارشات و دستورالعمل های چاپ
