مسائل مالی مدیریت چاپ
موفقیت هر چاپخانه نهایتا به کنترل موثر منابع مالی آن بستگی دارد. مسائل مالی بیش از هر چیز برای چاپخانه ها ایجاد مشکل می کند. تولید کارهای چاپی نیاز یه سرمایه گذاری زیاد در تکنولوژی چاپ در یک محل مناسب دارد. به همین دلیل کنترل موثر امور مالی برای یک مدیر چاپ مسئله ای حیاتی است زیرا شخصی که کنترل منابع مالی را در اختیار داشته باشد قدرت قابل توجهی در درون سازمان پیدا می کند.
امور مالی و حسابداری حرفه ای موضوعات بسیار تخصصی هستند. به همین دلیل یک مدیر چاپ باید تا حد امکان مسائل کلیدی در کنترل موفقیت آمیز امور مالی را درک کند.پیچیدگی در تولیدات چاپی، پیشرفت های سریع در روش ها و تکنولوژی چاپ و رقابت روز افزون باعث شده اند تا برقراری کنترل موثر امور مالی در همه عملیات تولیدی بیش از پیش ضروری جلوه کند.
نیازی به تاکید مجدد نیست که تصمیم گیری در سرمایه گذاری های حیاتی توسط مدیران چاپ گرفته می شود. سرمایه گذاری مالی اغلب برای حجم و اندازه شرکت مهم است. از آنجا که چاپ صنعتی است که نیاز به سرمایه زیاد دارد، تصمیمات در این صنعت دراز مدت می باشند. انصراف از تصمیمات گرفته شده می تواند بسیار هزینه بر بوده و حتی به شکست شرکت منجر شود. هدف نهایی کسب ثروت و افزایش حجم کسب و کار است.
وظایف کنترل مالی
کنترل مالی یک چاپخانه باید فعال و سازنده باشد و با توجه به بزرگی سازمان سرپرست یا مدیر مالی داشته باشد.
کنترل مالی شامل موارد زیر است :
-کنترل بودجه
-مدیریت سرمایه در حال کار
-آماده سازی حساب های سالیانه
-نگهداری سوابق مالی مورد نیاز، حسابرسی و اداره درآمدهای دارایی
-حسابداری
-برآورد قیمت و هزینه
-مدیریت بر منابع مالی
-برنامه ریزی برای سرمایه گذاری لازم در پروژه ها
-مدیریت حسابداری،یعنی تجزیه و تحلیل هزینه هاو اسناد حسابداری، شناسایی متغیرها و غیره.
مزیت اسناد حاصله در فرآیند کنترل مالی نه تنها در ایجاد نظم در کار بلکه در ارزش اطلاعاتی است که برای کنترل شرکت مورد استفاده قرار می گیرد. اگرچه سوابق مالی ارزش تاریخی دارند اما اطلاعات ارزشمندی را در مورد نتایج حاصله از بودجه ارائه داده و مشخص می کند که در کدام موقعیت نیاز به انجام اقدامات لازم وجود دارد. لازم است اطمینان حاصل کنیم که پیش بینی های مالی تا حد ممکن دقیق بوده و هر نوع اختلاف و تضاد بین برآورد قیمت و هزینه های واقعی را می توان به سرعت پیگیری کرد.
مدیریت حساب ها اطلاعاتی را نشان می دهد که می تواند در تدوین سیاست ها به مدیریت شرکت کمک نماید. این اطلاعات شامل تجزیه و تحلیل نقدینگی و اطلاعاتی در مورد بکارگیری منابع مالی، هزینه های بالا سری و نقدینگی می باشد.
سه راه برای کنترل وجود دارد :
مدیریت : مدیریت مالی و کنترل از کارهای حیاتی یک سازمان بوده و قدرت فقط باید به کسی تفویض شود که شایستگی انجام آن را داشته باشد.
قدرت اختیار : آماده سازی و تائید دستور پرداخت ها و چک ها و غیره باید طبق دستورالعمل بسیار روشن و واضح انجام شوند. برای صدور چک ها و دستور پرداخت ها معمولا دو امضا لازم است.
جداسازی وظایف مالی : این کار باعث می شود تا از بروز اشتباه و امکان تخلف جلوگیری به عمل آید. ارجاع کار نیز می تواند به دقت در تنظیم اسناد کمک کند.
هدف اصلی از کنترل مالی اقدام برای موارد زیر است :
-تامین تمام هزینه های لازم در کسب و کار
-خرید تمام مواد مورد استفاده در تولید
-پرداخت حقوق و دستمزد
-برنامه ریزی موثر برای فعالیت های مالی آینده
-تامین اطلاعات برای سهامداران و هیات مدیره شرکت در مورد سود و زیان، نقدینگی و بازگشت سرمایه
-بررسی ارزش های جایگزین در سرمایه
-انجام عملیات تحقیق و توسعه
-برنامه ریزی برای مسائل مربوط به سهام.
قبل از آنکه بتوان با موفقیت هزینه های شرکت را مدیریت نمود باید یک سیستم جامع تحلیل هزینه در سازمان وجود داشته باشد.
