تنظیم یک گزارش دقیق روش بسیار خوبی برای ارائه و در اختیار قرار دادن مسائلی است که به تفکر و پاسخ نیاز دارد. گزارش، یک سند کاری است که درک آن برای همه خوانندگان ساده خواهد بود. ظاهر گزارش و تنظیم آن مهم است :
- گزارش باید طوری طراحی شود که ظاهر آن واضح و تمیز باشد.
- عنوان آن باید به وضوح هدف گزارش را نشان دهد. تاریخ تنظیم و نام تنظیم کننده آن باید مشخص باشد.
- اطلاعات محتوایی گزارش را باید با فصل بندی و شماره گذاری مشخص نمود.
- مقدمه گزارش باید دلیل تهیه و اهداف آن را توضیح داده و مشخص نماید چه پاسخی را می طلبد.
- محتوای آن باید دارای ساختار منطقی باشد.
- اضافه کردن خلاصه و نتیجه گیری نیز مهم است. اگرچه خواننده مایل خواهد بود که روش نتیجه گیری نویسنده را بداند، اما نتایج گزارش مطمئنا موضوع بحث و ارائه پاسخ خواهد بود.
پیشنهاد می کنیم مطلب ” صنعت بسته بندی مواد غذایی ” را نیز مطالعه نمایید.
نکات مهمی را که باید در زمان ارائه هر نوع تغییر احتمالی در نظر گرفت عبارتند از :
- دقیقا چه چیزی باید ارائه شود،
- مدارک و شواهد کلیدی در حمایت از طرح ها،
- دلایل انجام تغییرات،
- چگونگی اثرگذاری تغییرات بر افراد درگیر،
- منافع تغییرات برای افراد درگیر،
- تغییر جهت احتمالی نسبت به پیشنهادات دیگر،
- هر نوع بحث و جدل در برابر پیشنهادات.
منبع : کتاب مدیریت چاپ
نویسنده : درک پورتر
