فرآیند خرید مواد با بررسی نیازها شروع شده و موارد زیر مورد توجه قرار می گیرند:
- ویژگی ها،
- مقدار و کیفیت،
- تاریخ تحویل،
- قیمت،
- شماره پیگیری سفارش.
برنامه ریزی برای مواد مورد نیاز به زمان بندی و ذخیره انبار همه موادی که برای تولید ضروری می باشند مربوط می شود. وقتی نمی توانیم از روش های خرید در زمان نیاز استفاده کنیم، ضروری است که سطح ذخیره انبار را برای تولید در حد مطمئن نگه داریم. سطح ذخیره انبار یرای یک کار مشخص به وسیله ارزیابی میزان مصرف در یک زمان معین و مقداری اضافی برای درخواست پیش بینی نشده احتمالی تعیین می شود. وقتی مقدار ذخیره به سطح معینی که از پیش مشخص شده است رسید،سفارش جدید داده خواهد شد. این سفارش جدید می تواند مقدار ثابت یا متغیر داشته باشد. سیستم بازرسی دوره ای انبار برای سفارش، گاهی مورد استفاده قرار می گیرد که در آن مواد مورد نیاز به مقدار ثابت و معمولا در دوره های منظم سفارش داده می شوند.
- در زمان برنامه ریزی برای تنظیم سطح انبار و مقدار خرید باید به نکات زیر توجه نمود:
- حداقل ذخیره انبار باید با در نظر گرفتن تاخیر احتمالی در زمان انتظار تنظیم شود.
- زمان انتظار، زمانی است مابین تصمیم گیری باری دادن سفارش و زمانی که مواد برای مصرف آماده می شوند.
- سطح اطمینان، سطحی است که در آ« باید از تامین کننده مواد در مورد زمان تحویل تاییدیه گرفت.
- حداکثر ذخیره انبار سطحی است که از آن نباید فراتر رفت.
مسئولیت های عنوان شده در حوزه وظایف مدیریت مواد را از نظر خرید می توان به موارد زیر بسط داد:
- دستیابی و برقراری تامین و تحویل مطمئن. این امر در زمانی که برنامه تولید فشرده است حیاتی است.
- برقراری سطح کافی ذخیره انبار با کیفیت مورد نیاز. هرگونه انحراف نسبت به کیفیت استاندارد حتما به ناراحتی مشتری و در برخی موارد پس گرفتن کار منجر خواهد شد.
- ارزیابی تامین کنندگان مواد و تاثیر آنها بر توانایی چاپخانه به منظور نگهداری سطح ذخیره انبار در پایین ترین مقدار ممکن برای ادامه تولید بدون وقفه. مقدار ذخیره مواد به میزان بالا نشان دهنده درگیر کردن سرمایه ای است که می توان از آن استفاده بهتر نمود.
- برقراری ارتباط با تامین کنندگان مواد و تعیین تخصص آنها. تامین کنندگان مختلف، مواد به خصوص را ارائه می دهند که به سادگی از عهده دیگران بر نمی آید. روابط مناسب بین تامین کننده مواد و چاپخانه به ظرز فکر، دانش و از همه مهمتر آموزش مهارت های مدیریت مواد در یک چاپخانه بستگی دارد.
- ارزیابی هزینه های کلی مواد در دراز مدت به منظور دریافت آنها با قیمت های پایین در فرصت های مفروض.
- استاندارد سازی مواد تا حد ممکن.
- بررسی و انتخاب مواد جدید و بهتر. باید دقت کرد که از مزایای مواد جدید بهتر استفاده شود اما از تبدیل شدن به آزمایشگاه تست مواد جدید جلوگیری به عمل آید.
منبع : کتاب مدیریت چاپ
نویسنده : درک پورتر
