اولین وظیفه مدیریت مواد بررسی نیازهای هر کار یه صورت جداگانه از نظر مواد مصرفی در فرآیند تولید آن و تعیین ویژگی های مواد مورد نیاز و تصمیم گیری در مورد استفاده از ذخیره انبار یا خرید آنها می باشد. برای رسیدن به این هدف به چهار سوال باید پاسخ داد:
- مواد مورد نیاز کدامند؟ معمولا این مواد مستقیما استفاده می شوند مثل کاغذ و مقوا و مرکب های مخصوص.
- مواد در چه زمانی مورد نیازند؟ این مسئله بستگی به زمان برنامه ریزی شده برای تولید دارد. دانستن این مطلب که مواد از انبار تامین می شوند یا خریداری خواهد شد از اهمیت برخوردار است. برای موادی که خریداری می شوند برنامه ریزی تولید باید بر اساس زمان تحویل باشد. چنانچه مواد در زمان برنامه ریزی شده دریافت نشوند عمل تولید با وقفه روبرو شده و علاوه بر زیان مالی، نارضایتی مشتری را نیز در پی خواهد داشت.
- چه مقدار مواد مورد نیاز است؟ این مسئله به موارد زیر بستگی دارد: سفارش کلی از یک نوع ماده بخصوص برای ورود به انبار یا مواد مورد نیاز برای سفارشات گوناگون (با این عمل می توان کالای با کیفیت را با قیمت مناسب تر تهیه کرد)
سفارش برای یک نوع کار بخصوص،
سفارش بیشتر کالا برای یک کار به منظور جلوگیری از ضایعات در طول عملیات تولید. سفارش مواد بیش از مقدار مورد نیاز باعث می شود تا سرمایه بیشتری مسدود شود که در آینده نزدیک امید به بازگشت آن نمی رود. در واقع بازگشت سرمایه کاملا به توانایی چاپخانه در فروش مواد خود بستگی دارد. این موضوع در صنعت چاپ مهم است زیرا تعداد و محدوده موادی که برای انتخاب در مقابل مشتری قرار می گیرد به ویژه در ورد کاغذ و مقوا که از نظر سطح و بافت و رنگ تفاوت های بسیاری دارند، بسیار گشترده تر می باشند. این وضعیت می تواند پیچیده تر شود زیرا سفارشات چاپی اغلب مخلوطی از کارهای مختلف بزرگ و کوچک است. همچنین ممکن است کارهای فوری و برنامه ریزی نشده نیز پیش بیاید.
- ملاحظات در مورد قیمت چه مواردی را در بر می گیرد؟ مواد به ویژه کاغذ و مقوا اغلب هزینه حساب شده ای دارند. این هزینه نباید بدون مشورت و موافقت مشتری و واحد سفارشات افزایش یابند.
منبع : کتاب مدیریت چاپ
نویسنده : درک پورتر
