تهران , میدان فاطمی , خیابان جویبار , کوچه میرهادی شرقی , پلاک ۱۹ , واحد ۸
تهران , میدان فاطمی , خیابان جویبار , کوچه میرهادی شرقی , پلاک ۱۹ , واحد 8
02188921613

مدیریت فرایند – فصل اول

فرآیند مجموعه ‌ای مشخص و مرتب شده از فعالیت های کاری در یک محدوده زمـانی و مکانی معین است کـه شروع و خاتمه آن مشخص شده است و با تعریف روشنی از ورودیها و خروجیها، ساختاری برای عملکرد ارائه می‌دهد.

تعاریف فرایند

فرایند راهی را برای رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک خودش مشخص می‌کند.
فرایند، مشتری یا مشتری‌هایی داخلی/خارجی دارد که از خروجی‌های آن استفاده می‌کنند.
فرایندها عبارت‌اند از مجموعه فعالیت‌هایی که از منابع سازمان استفاده می‌کنند تا نتایج تعیین‌شده‌ای را حاصل کنند.
وبستر: فرایند روش ویژۀ انجام کار است که از مراحل و فعالیت‌های متعددی تشکیل می‌شود.
مایکل همر: فرایند کسب‌وکار عبارت است از تعدادی وظایف که با یکدیگر، ارزش مدنظر مشتری را فراهم می‌کنند.
همۀ شرکت‌ها از ترکیب فرایندها به‌ وجود آمده‌اند. درحقیقت فرایندهای کسب‌وکار همان کاری هستند که شرکت‌ها و سازمان‌ها انجام می‌دهند.
داونپورت: فرایند مجموعه‌ای از فعالیت‌های متوالی است که ورودی و خروجی مشخصی داشته و زمان و مکان مشخصی دارد.
همر و چمپی: فرایند شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که یک یا چند ورودی را به یک خروجی مشخص تبدیل می‌کند که این خروجی برای مشتریان ارزش دارد.
تعریف [۱]EFQM: فرایند توالی فعالیت‌هایی است که با تولید خروجی‌های موردنیاز از ورودی‌های متنوع، ارزش افزوده ایجاد می‌کنند.
از منظر ایزو ۹۰۰۰ فرایند مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط با هم یا مؤثر بر هم است که ورودی را به خروجی تبدیل می‌کند.
فرایند ممکن است از مجرای ماشین، فرد، کامپیوتر، وسیلۀ شیمیایی، تجهیز، مجموعه وظایفی که توسط افراد سازمان به مرحلۀ عمل درمی‌آید و امثال آن خودنمایی کند.

تعریف نگرش :

رویکرد و زاویه‌ای که آدمی از روزنه و یا از طریق آن ، به تحلیل پدیده‌های پیرامون خود پرداخته و ارتباطات بین خود و آنها را تعیین و برقرار می‌سازد .

نگرش فرآیندی:

هر فعالیتی که از منابعی برای تبدیل ورودی ها به خروجی ها استفاده می‏کنند، به عنوان یک فرایند محسوب می گردد.
سازمانها باید فعالیتها و منابع را در قالب فرایندهای مرتبط به هم مدیریت کنند.
به عمل شناسایی و مدیریت نظامند فرایندهای موجود در یک سازمان و به ویژه تعاملات میان چنین فرایندهایی نگرش فرایندی گویند.

هر فعالیتی که منابعی را به خدمت گرفته و آنرا در جهت تبدیل ورودی به خروجی مدیریت نماید ، بعنوان فرآیند در نظر گرفته می شود.
در نگرش فرآیندی موارد ذیل شدیداً توصیه می گردد :
شناسایی فرآیندهای موجود در سیستم
درک ارتباط و تاثیرات میان این فرآیندها
مستندسازی فرآیندها
کنترل موثر عملکردها / فرآیندها

مزایای نگرش فرایندی

برای کارکرد موثر یک سازمان ، شناسایی و اداره فعالیتهای به هم وابسته ضروری است .
نگرش فرایندی ، به سازمان امکان می‌دهد تا روی ارتباط بیـن تک تک فرایندهای موجود در مجموعه‌ای از فرایندها و نیـز ترکیب و تعامل آنها ، کنترل مستمر داشته باشد .

مقایسه نگرش فرآیند گرا و نگرش سازمان گرا

فرایندها به چهار دسته اصلی ذیل تقسیم می شوند:

فرایند های هسته ای
فرایند های اصلی
فرایند های پشتیبانی
فرایند های مدیریتی

فرایند های هسته ای

این دسته از فرایندها هدف اصلی از تشکیل سازمان می باشند، به عبارت دیگر این فرایندها مرتبط با محصولات تولیدی یا خدمات ارائه شده توسط سازمان هستند. یک سازمان به تعداد محصولات یا خدمات ارائه شده به مشتریانش ، فرایند هسته ای دارد.

فرایند های اصلی

این دسته از فرایندها باعث تحقق فرایند هسته ای می شوند به طوریکه اگر این فرایندها وجود نداشته باشند فرایند هسته ای محقق نمی گردد.

فرایندهای پشتیبانی

این فرایندها باعث اجرای اثربخش فرایندهای اصلی می گردند .

فرایندهای مدیریتی

مجموعه فرایندهایی را گویند که در حیطه وظایف مدیریت ارشد سازمان می باشد.

شناسنامه فرآیند

شناسنامه فرآیند ، جهت تعیین تشریح تعامل بین فرآیندها در استانداردهای مدیریتی به کارگرفته می شود. یکی از روش های متداول جهت اجرای فرآیند در سازمان استفاده از شناسنامه فرآیند می باشد.
سازمان پس از شناسایی فرآیندهای سیستم مدیریت بر اساس الزامات مورد نظر، می تواند جهت تشریح تعامل بین فرآیندها و جاری سازی رویکرد فرآیندی  از فرم شناسنامه فرآیند استفاده نماید.

فرم شناسنامه فرآیند با توجه به محل مورد استفاده مورد بازنگری قرار می گیرد با توجه به تجارب پیاده سازی این استانداردها در سازمان های مختلف، ساختار شناسامه فرآیندپیشنهادی در ادامه تشریح شده است.

نام فرآیند :

نام فرآیند مورد بررسی در فرم شناسنامه فرآیند مشخص می شود

مسئول فرآیند :

نام و سمت مالک فرآیند با توجه به ساختار سازمانی مشخص می شود.

منابع مورد نیاز:

منابع مورد نیاز جهت اجرای فرآیند شناسایی و تعیین می شود این منابع می تواند نیروی انسانی ، منابع مالی ، ماشین آلات ، تجهیزات، زیرساخت های مورد نیاز و .. باشد.

هدف:

هدف از اجرای این فرآیند در این قسمت مشخص می شود

دامنه کاربرد :

شروع و خاتمه فرآیند را مشخص نموده و محدوده کاربرد فرآیند را تعیین می نماید. به عنوان مثال در فرآیند خرید از زمان درخواست کالا تا خرید کالا از تامین کننده و تحویل کالا به انبار

دانش مورد نیاز :

دانش های مورد نیاز جهت اجرای این فرآیند در این قسمت مشخص می شود به عنوان مثال برای فرآیند فروش در شرکت XYZ ، دانش اصول و فنون مذاکره تلفنی موردنیاز می باشد.

تشریح فعالیت ها

فعالیت های مورد نیاز برای تحقق خروجی های مورد انتظار فرآیند تشریح می شود تشریح این فعالیت های فرآیند را می توان طریق فلوچارت یا به صورت نوشتاری تدوین نمود.

ورودی های فرآیند

پس از تعیین فعالیت های فرآیند ، ورودی های مورد نیاز برای انجام هر یک از فعالیت های تعیین می شود این ورودی ها ممکن است توسط یک فرآیند دیگر یا توسط یک طرف برون سازمانی تامین شوند. ورودی ها می تواند اطلاعات یا اقلام فیزیکی باشد نظیر فرم درخواست کالا ، محصول خریداری شده.

تامین کننده:

فرآیندهای درون سازمان یا طرف برون سازمانی می تواند تامین کننده فرآیند باشد

خروجی های فرآیند

خروجی ها می تواند اطلاعات، اقلام فیزیکی یا نتیجه مورد انتظار فرآیند باشد نظیر فرم گزارش تولید ، محصول نهایی تولید شده

مشتری:

فرآیندهای درون سازمان یا طرف برون سازمانی می تواند مشتری فرآیند باشد.

معیارها و روش ها :

میعارهای اندازه گیری و روش پایش و اندازه گیری فرآیندها با به کارگیری شاخص های اندازه گیری مشخص می شود

ریسک ها و فرصت ها :

با توجه به الزامات جدید استانداردهای مدیریتی در خصوص ریسک ها و فرصت ها ، می توان در شناسنامه فرآیند ریسک ها و فرصت های مرتبط با هر فرآیند را تعیین نمود.

ترسیم فرایند

روشی است که جهت ترسیم گرافیکی گردش کار یک فرایند مشخص به کار برده می‌شود، برای نمونه ترسیم مراحل و گام های رسیدگی به سفارش مشتری را در نظر بگیرید.

 

نوشته های مرتبط
یک پاسخ بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.فیلد های مورد نیاز علامت گذاری شده اند *